É importante que organizadores de eventos sigam algumas regras básicas e ajustem o sistema para proporcionar uma experiência imbatível. Neste artigo, serão listadas 6 práticas que moldarão o futuro dos eventos virtuais, mesmo quando as conferências presenciais retornarem.
Incontáveis eventos alteraram sua experiência de presencial para virtual devido ao crescente número de infecções por COVID, bloqueios e regras do país. A tendência não tão nova de hospedar eventos online está finalmente em ação e permanecerá no topo no futuro próximo. E, o aspecto mais importante para todo organizador se destacar dos demais é não seguir o manual.
Embora os participantes e até mesmo os organizadores não abram mão da noção pré-concebida de como os eventos online devem ser conduzidos, é importante manter a mente aberta e estar pronto para testes.
Ben Chodor, presidente da Intrado Digital Media, a empresa proprietária da INXPO, afirma: “Os planejadores precisam abandonar a ideia de que podem executar seus eventos virtuais com a mesma agenda e formatos que faziam presencialmente.”
Tiffany Jachja, evangelista técnica da Harness diz:
“Antes, a maioria das conferências tinha uma maneira bem definida de criar uma experiência interativa e envolvente para os participantes. Você pode percorrer os estandes de exposição, participar de eventos de networking ou bater um papo no corredor. O espaço físico e outras pessoas facilitavam muitas dessas interações micro e orgânicas. Hoje temos que nos perguntar o que acontece quando você não está fisicamente presente para compartilhar uma mensagem.”
Com tanto para atender e trazer algo emocionante para a mesa, é importante que os organizadores sigam algumas regras básicas e ajustem o sistema de eventos para proporcionar uma experiência imbatível. Aqui seguem 6 práticas que moldarão o futuro dos eventos virtuais, mesmo quando as conferências presenciais retornarem.
As pessoas tendem a perder o interesse em eventos que são robóticos e entediantes. Os eventos presenciais têm sido muito envolventes para todos os participantes devido a muitos fatores – os óbvios são a capacidade de interagir com outros participantes, comunicar-se com os palestrantes, descobrir oportunidades e muito mais. Mas com o início dos eventos virtuais, existem muitas limitações para acessar esses benefícios, e os participantes agora esperam um toque mais humano nos eventos.
O Simpósio do MIT Sloan CIO mudou para a série virtual de aprendizagem em 2020. O presidente executivo do evento, Allan Tate, não tinha certeza se o público se adaptaria ao novo modelo. Em vez de conduzir um dia de eventos presenciais, a série foi dividida em cinco episódios que estariam disponíveis para os espectadores por um período de vários meses. Esse método manteve os espectadores engajados e os intrigou para voltar à série na data de seu lançamento.
Tate diz: “Para um formato virtual, prefiro painéis menores para dar a cada palestrante mais tempo para interagir uns com os outros e aprofundar suas respostas”.
Com palestrantes com painéis menores, o público observa uma conversa agradável, desfrutando assim de uma experiência significativa e com maior atenção.
Não importa o quão bom seja o seu conteúdo, se a plataforma cair durante o evento, todos os seus esforços serão em vão. Essa falha técnica não só resulta em perdas de participantes, mas também afetará o fluxo dos palestrantes. A queda do seu evento apagará o quão bom foram o conteúdo e os palestrantes, e os participantes só se lembrarão da carência técnica.
Para evitar uma situação indesejada, é melhor experimentar várias plataformas, soluções ou parceiros de eventos virtuais. Ao aproveitar várias soluções de tecnologia, você pode implementar várias maneiras de engajar seus participantes e fornecer a eles uma experiência excepcional.
Quando você trabalha com apenas uma solução ou parceiro para inscrições, vendas de ingressos, etc, você arrisca todo o processo. Se a plataforma cair, você pode acabar desperdiçando o tempo dos participantes. É melhor contar com vários parceiros para diferentes áreas de funcionalidades do evento para ter melhor controle sobre o fluxo e criar elementos interessantes.
Jess Bahr, diretora sênior de crescimento, e Cait Law, gerente sênior de marketing de campo e de eventos da NS1, dizem,
“Quando inicialmente começamos a terceirizar fornecedores para hospedar nossos eventos virtuais, procuramos uma plataforma que tratasse de tudo – desde a inscrição e venda de ingressos até a hospedagem de vídeos, replays e tudo mais. O que descobrimos é que existem muitas plataformas excelentes que lidam com componentes específicos e se integram a outras. Assim como não existe um único fornecedor que lide com todos os componentes de uma conferência presencial, não existe uma tecnologia completa perfeita para realizar um evento virtual.”
O tempo é valioso e nenhum participante gastará seu tempo com uma experiência de evento virtual abaixo do padrão. Embora seja importante que você forneça flexibilidade para que todos os participantes interajam uns com os outros, eles também estarão ansiosos para se envolver com os palestrantes ou organizadores.
Mas, novamente, é importante que você ouça os participantes e responda às suas perguntas correta e prontamente. Se você não estiver interessado em saber mais sobre as suas preocupações ou dúvidas, poderá perder a confiança deles.
É de extrema importância que você crie tópicos de evento interessantes, envolva oradores de primeira linha, engaje o público, faça muitas pesquisas, receba feedback e forneça uma experiência excepcional.
O presidente executivo de eventos para a série virtual de aprendizagem digital do MIT Sloan CIO para 2020, Allan Tate, diz: “Todo mundo está tentando se tornar virtual, então há uma abundância de conteúdo. As pessoas permanecem ocupadas durante a pandemia, então aproveite ao máximo o tempo de todos.”
Muitos participantes de eventos virtuais acreditam que eventos presenciais são os melhores porque eles podem conhecer pessoas, apertar as mãos, conversar enquanto tomam uma xícara de café e interagir com quem eles querem e gostam. Por outro lado, os eventos virtuais não fornecem essa flexibilidade para interagir com outros participantes.
É importante que os organizadores forneçam tais possibilidades aos participantes para aumentar o engajamento. Os organizadores podem usar salas de descanso, reuniões 1:1, sessões de palestras interativas e criar atividades voltadas para a diversão para impulsionar o engajamento.
Ben Chodor afirma: “No momento, os organizadores de eventos têm a oportunidade de gerar conexões para pessoas que estão trabalhando em casa e precisam de inspiração, motivação e da chance de conversar com colegas do setor”.
As melhores práticas para eventos bem-sucedidos incluem envolver seu público em todas as fases de sua interação com o evento. Alcance seu público e mantenha uma comunicação aberta. Responda suas dúvidas, receba feedback e conduza pesquisas para aprender sobre a experiência deles em seu evento.
Facilite a adesão, participação e interação dos participantes no evento. Envie-lhes e-mails de acompanhamento e lembretes, crie um fluxo adequado para jornada do público. Esteja com seu público durante o evento e ajude-o a encontrar respostas para suas dúvidas.
No pós-evento, não deixe os participantes desacompanhados. Se o público ficou feliz com o evento virtual que você realizou, você pode apresentar um evento que está por vir. Dessa forma, você pode vender seus eventos para o mesmo público e ajudar a criar uma imagem de marca.
A maneira como os organizadores definem o sucesso pode ser diferente; como eles definiram suas medidas de sucesso no passado difere das medidas que são usadas hoje. Quando todo um evento passa de presencial para virtual, é responsabilidade do organizador desenvolver as métricas que ajudam a verificar os resultados.
Como Tiffany Jachja diz:
“Às vezes, definimos o sucesso pelo número de participantes ou inscritos. Esses podem variar muito para cada conferência. Um novo evento virtual do setor pode não ter o mesmo alcance de uma conferência com três ou quatro anos de hospedagem de eventos físicos. Focar nos resultados específicos do evento é mais recompensador do que forçar os números. Os resultados a serem considerados incluem maior conhecimento da marca, novas reuniões de negócios agendadas e expansão de sua comunidade.”
Os eventos virtuais ainda são novos para a maioria das organizações e participantes. Enquanto o público se esforça para se ajustar à nova norma, as organizações trabalham duro para chamar a atenção e intrigar os ouvintes. Embora as formas listadas acima ainda sejam novas para os líderes do setor, é hora de testar as formas de verificar sua autenticidade.
Fonte: https://elearningindustry.com/best-practices-that-will-shape-future-virtual-events
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