Checklist para a análise bem-sucedida das necessidades de um treinamento

Todo projeto começa ou deve começar da mesma maneira: com uma necessidade do cliente seguida por uma análise de necessidades. Neste artigo, vamos informá-lo sobre algumas das melhores práticas e como montar um checklist para a análise bem-sucedida das necessidades de um treinamento.

Uma abordagem detalhada

A fase de descoberta começa com uma reunião de equipe em que validamos o escopo e examinamos os detalhes da estrutura do projeto. A equipe inclui especialistas no assunto e estrategistas de aprendizagem, e as metas desta primeira reunião são discutir os objetivos de aprendizagem, níveis de competência e possíveis métodos de entrega.

A análise das necessidades do treinamento deve seguir uma série de etapas, independentemente do projeto. No entanto, com base no projeto específico, você pode optar por empregar todos ou alguns dos seguintes tipos de análise.

1. Análise organizacional

Se o seu projeto se trata de uma revisão completa de um programa de treinamento ou o desenvolvimento de um novo programa que impacta toda a organização e vários tipos de público, então você pode precisar de uma análise organizacional.

É aqui que validamos as necessidades de negócios e quaisquer outras que o treinamento requeira. Claro, você pode começar por essa etapa independentemente do tipo de projeto, e lidar com ela rapidamente se estiver seguindo muitos outros tópicos desse artigo.

Os tipos de perguntas que você deve responder aqui são:

• Qual é o problema que a organização está tentando resolver?
• Quais são os objetivos específicos da organização para este programa?
• Por que acreditamos que um programa de treinamento é necessário para este problema?
• Qual a experiência da organização em treinamento e desenvolvimento?

 2. Análise de público/pessoas

É aqui que você analisa seu público ou os múltiplos públicos e descobre todas as necessidades específicas de cada um. Esta etapa também é onde você começa a dar atenção à questão de potenciais instrutores ou especialistas no assunto que podem estar envolvidos no processo.

Nesta análise, respondemos a perguntas como estas:

• Quem é o público-alvo deste programa?
• Qual é o nível de conhecimento existente do público sobre o assunto em questão?
• Quais são os estilos de aprendizagem do público?
• Qual tem sido a experiência desse público adotando esse tipo de programa?
• Quem podemos identificar como campeões para cada público?
• Quais são os objetivos de cada público?

3. Análise de trabalho/tarefa

Este tipo de análise descreve o trabalho em si e os requisitos necessários para um desempenho sem falhas de tarefas. Esta análise detalha as principais funções e níveis de habilidade exigidos para este programa.

Relevância é muito importante para o sucesso de qualquer programa de treinamento, portanto, esta etapa ajuda a garantir que o treinamento seja relevante para o trabalho de cada público.

Aqui você deve entrevistar especialistas no assunto e colaboradores de alto desempenho. Você também deve conversar com os supervisores e gerentes responsáveis ​​para obter sua perspectiva sobre o que é importante para eles. Você tem que entender todos os detalhes que os colaboradores precisam saber e seguir para executar o trabalho ou tarefa.

Algumas das perguntas a serem feitas aqui são:

• Este conteúdo está direcionado a que trabalho?
• Quais são as etapas realizadas?
• Com que frequência o trabalho é executado?
• O que os colaboradores precisam saber para realizar essa tarefa?
• Qual treinamento já está disponível?
• A descrição do trabalho corresponde à análise da tarefa?
• Alguma etapa incluída na descrição do trabalho não apareceu na análise?
• O processo das tarefas identificadas pode ser treinado?
• Os requisitos de treinamento também incluem mudanças nas políticas ou procedimentos, equipamento, ou máquinas?

Assim que tiver essas respostas, organize as tarefas identificadas, desenvolva uma sequência para elas e observe os colaboradores executando-as. Refaça a sequência se necessário e documente os processos e documentos afetados.

4. Análise de desempenho

Essa análise é importante para estabelecer as expectativas e as métricas a serem utilizadas para avaliar o sucesso do programa.

As perguntas a fazer aqui são:

• Como este programa melhora o desempenho da equipe?
• Que melhoria específica você busca em cada público?
• O treinamento por si só é suficiente para atingir as expectativas de desempenho?
• Como iremos medir a mudança de desempenho?
• Que tipos de avaliações são necessárias para essa mudança de desempenho?
• Quais são os pontos fracos da equipe?

5. Análise de Conteúdo

Este é o centro da análise. Neste ponto, você terá que reunir e revisar qualquer conteúdo existente, como documentos, leis, procedimentos usados ​​no trabalho. Você deve realizar esta análise junto com os especialistas no assunto e garantir que o conteúdo do treinamento não entre em conflito com nenhum aspecto dos requisitos do trabalho.

Certifique-se de perguntar:

• Que conhecimento ou informação específica é usada neste trabalho/tarefa?
• De onde vem a informação? Você pode encontrá-la em manuais, livros, guias, etc?
• Quais são os objetivos de aprendizagem do treinamento?

Neste ponto, você pode iniciar seu documento de design. Uma parte fundamental desta análise é determinar o nível de competência que os alunos devem alcançar após o treinamento.

Os três níveis de competência são:

• Conhecimento
  O aluno precisa saber se algo existe ou está acontecendo (por exemplo, haverá outra rotina de manutenção a partir do próximo trimestre).
• Aplicação
  Seus alunos precisam ser capazes de fazer algo de uma maneira específica depois que o treinamento for concluído. (por exemplo, eles precisam saber como agendar a rotina de manutenção usando o software de ordem de serviço).
• Domínio
  Espera-se que seus alunos saibam como executar a tarefa em um nível que lhes permita ensinar outra pessoa como realizá-la (por exemplo, seus alunos ajudarão outros colaboradores que precisam usar o software para agendar a rotina de manutenção).

Decidir qual nível de domínio é necessário pode definir os objetivos de seu curso:

• O treinamento é a solução adequada para atingir cada objetivo? Se não, porque não? Qual é a abordagem apropriada?
• Todo o conteúdo necessário para atender a cada objetivo de aprendizagem já existe? Se não, como vamos coletá-lo?
• Quem será o Especialista no Assunto principal?
• Quem será o revisor principal?
• Quem será o aprovador principal?

6. Análise de custo-benefício

Por fim, desenvolver e fornecer treinamento custa dinheiro e empresas gostam de ganhar dinheiro. É sua responsabilidade estar preparado para demonstrar o retorno do investimento (ROI) do treinamento. Esta é a hora em que você deve determinar todas as métricas e indicadores-chave de desempenho necessários para determinar o ROI.

O custo do treinamento não deve incluir apenas o desenvolvimento e entrega, mas a avaliação, relatórios metrificados e potenciais atualizações. Programas de aprendizagem eficazes e bem-sucedidos resultam em um retorno de valor superior ao investimento inicial para criar, administrar e atualizar o treinamento.

Fonte: https://elearningindustry.com/checklist-for-successful-training-needs-analysis

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